คุณประโยชน์ของเครื่องทำลายเอกสาร และการทำลายงานพิมพ์

ประโยชน์เครื่องทำลายเอกสาร มีมาก ตัวอย่างเช่น

  1. ลดจำนวนเอกสารที่ไม่จำเป็น เนื่องด้วยในกระบวนการการใช้เครื่องทำลายเอกสารในการทำลายเอกสารได้สรรหาสิ่งพิมพ์ที่มีอายุเลย 5 ปีมาทำลาย (กฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บเอกสารที่ใช้งานทางด้านกฎหมายในระยะเวลา5 ปี)
  2. ใช้พื้นที่ในการจัดเก็บสิ่งพิมพ์ลดลง เอกสารที่ไม่สำคัญจะถูกนำไปทำลายเอกสารนั้นๆ
  3. บุคลากรหรือเจ้าหน้าที่ทำการทำงานได้อย่างราบรื่นรวดเร็ว เนื่องด้วยมีการจัดเก็บเอกสารเป็นอย่างดีมีระบบระเบียบ
  4. ที่ประกอบการเป็นระเบียบเรียบร้อย เนื่องมาจากมีระบบการจัดเรียงเอกสารที่ดี
  5. ประหยับงบประมาณในการจัดเก็บเอกสาร

ขบวนการในการทำลายเอกสารนั้นมีจุดสำคัญมาก ทั้งในทางการดำรงความลับทางกิจการค้า พร้อมทั้งในทางกฎหมายเองก็ตาม หรือการรักษาสิ่งแวดสิ่งแวดล้อม ในเมืองไทยมีกฎหมายกำหนดให้ต้องเก็บเอกสารทางบัญชีในระยะเวลาถึง 5 ปี และโดยส่วนใหญ่เมื่อเอกสารมีอายุเกินกำหนด สิ่งพิมพ์เหล่านั้นก็จะถูกนำมาทำลาย ใน อดีตการทำลายใบแสดงหลักฐานคือการนำเอกสารมาเผาซึ่งมีผลกระทบกระทบต่อสภาพแวดล้อมเป็นอย่างมากมาย ทั้งในด้านเพิ่มมลพิษทางภูมิอากาศ และยังทำลายชีวิตสิงสาราสัตว์มากมายอาทิเช่น ตัวแมลงสิงสาราสัตว์ที่อยู่ในดิน เป็นต้น ยุคปัจจุบันการทำลายเอกสารได้มีการพัฒนาขึ้นโดยการใช้เครื่องทำลายเอกสารเพื่อทำลายเอกสารที่สำคัญ

วิธีการในการทำลายเอกสาร คือ

  1. ตรวจงานพิมพ์ที่จะนำมาทำลาย ว่าเรายังอยากนำไปใช้อีกใช่ไหม เมื่อทำลายเอกสารแล้วเราจะไม่สามารถนำกลับมาใช้ได้อีก แต่ก็มีเอกสารบางอย่างอาทิเช่น เอกสารสำคัญทางบัญชี เอกสารแบบปลูกสร้าง และตัวอย่างเอกสาร ที่ยังสามารถใช้ประโยชน์ได้ดังนั้นเราจึงควรวิเคราะห์ให้แน่ใจทุกเวลาว่าต้อง การทำลายเอกสารนั้นๆหรือไม่
  2. แจ้งผลการพิจารณาเอกสารที่จะทำลายให้ผู้บังคับบัญชา เพื่อรายงานปริมาณจำนวนเอกสารที่จะนำไปทำลายและจดบันทึกไว้ว่าเรานำเอกสารอะไร
  3. ชั่งน้ำหนักเพื่อพิจารณาผลรวมสิ่งพิมพ์ที่ใช้ทำลายในเครื่องทำลายเอกสาร เพื่อออกหนังสือรับรองการทำลายเอกสาร
  4. เริ่มต้นขบวนการทำลายเอกสารด้วยเครื่องทำลายเอกสาร
  5. นำเศษเอกสารที่ถูกทำลายเทออกจากถังรองเศษเอกสารเพื่อให้สบายในการใช้งานครั้งต่อไป

Comments are closed.